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電話、FAX、メール、SNS、コミュニケーションツールの使い分け

  • 26
  • 8月
  • 2019

電話、FAX、メール、LINEなどのSNS
どのような手段で連絡をとることが多いですか?

一番、手っ取り早いのは電話ですが、
言った言わないのトラブルになることも。
録音していなければ、電話の内容を残すのは難しい。

FAXやメールは履歴が残りますが、
外出が多く、会社に不在がちであれば
見逃すリスクもあります。

それぞれ利点がありますので、
使い分けてうまくコミュニケーションをとりたいですね。

電話が一番手っ取り早いから、すぐかけてしまう

自然素材の内装材専門メーカー、アトピッコハウスの山田です。
悩んでいたり、一刻も早く問題を解決したいというお客様が
電話をしてくることがあります。

話が二転三転したり、
焦っているのでセカセカしていたり、
気持ちに余裕がないように感じます。

また、どうしても確認が必要なことがあり、
お客様に電話をすることがあります。
知らない電話番号だったら出てくれないこともあり、
もはや連絡がつかないなんてこともあります。

電話が嫌ならメールで連絡してほしいなど、
確実に連絡をとれる手段をもっていただきたいです。

電話が苦手と言う方が多い

若い世代の人は電話離れしていると言われています。
以前は、美容院や病院、飲食店の予約をするためには電話が必須でした。
私自身、電話は相手側に気をつかってしまいますし、緊張してしまいます。

ネットで簡単に予約ができるサイトがあるので、
電話をせずに予約できる方法を選びがちです。

勇気を出して、電話をしてみたら嫌な感じの人に応対されて
嫌な思いをした経験は、誰しもあるのでは。

買いたい商品、行きたい店であったとしても、
もう使いたくないなと感じてしまうかもしれません。

逆に、ものすごい感じのいい人と話せたら
お店に行くのが楽しみになったりします。

メールやFAXは履歴が残る

電話は仕事上、もっとも使うツールかもしれませんが、
録音していないなら、履歴が残せません。

言った言わないになってしまうこともあるので、
大事な話のやり取りには向いていません。

また、お電話がつながりにくい環境で働いている方、
そもそも電話が苦手な方にはメールやFAXで
やり取りをするしかないです。

送信履歴、送った内容が紙やデータで残るので、
大事な書類のやり取りにはこちらが向いているかもしれません。

SNSは便利だが、情報管理が難しい

入社と同時に情報管理のマニュアルを受講させる会社がありました。
情報漏洩などで会社が受ける損失、莫大な損害賠償金が
発生することがあるからです。

SNSで自分の会社が不利益になること、
個人情報(写真や名前)をさらすことで、悪用されたりと
ニュースになることもあります。

ですので、同じ会社内でのやり取りする分にはいいのですが、
会社外の方とのやり取りには特に注意が必要です。

仕事ができる人はやりとりがシンプル

何度も電話をいただくことがあるお客様もいれば、
一度も電話でやり取りすることなく、
メールだけで注文から納品まで終わることがあります。

そんな業者さんと機会があってお話した際に、
気持ちの良い受け答えで、仕事ができる方だなという印象を
受けました。

メールでもFAXでも、必要なことをちゃんと書いてくれなかったり、
レスポンスが遅かったりすると、やり取りが二度三度と必要になります。

どんなやり取りでも、気持ちよくできるよう
私自身気を付けたいと思います。

いかがでしょうか?

アトピッコハウスでは、電話、メール、FAXでやり取りさせて
もらっています。

SNSでもFacebook、Twitterもやっています。
こちらでは、セミナーについてもご紹介しています。

アトピッコハウスでは現在建て主さん向けのセミナー
「住宅ローンの基本のキ」を定期開催しています。

次回は
2019年9月19日(木)14時~15時
参加費:5,000円(税込)/家族
ただし、資料をお送りした方は無料でご参加いただけます。
投函が確認できた時点で、無料での参加が可能です。

まずは下記から資料請求をお願いします。

アトピッコハウスは、無垢・珪藻土・漆喰・クロス・畳など
オリジナルの自然素材内装材を、製造販売する会社です。

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